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Un employé administratif (H/F)

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Un employé administratif (H/F) pour les services Population, État civil et Étrangers

Missions

En collaboration avec l’équipe en place, l’employé administratif (H/F) au service Population, Etat civil et Etrangers assurera un accueil de qualité aux citoyens et devra délivrer tous les documents relatifs à la population, à l’état civil, et aux étrangers et accompagner les citoyens dans leurs démarches pour l’obtention de documents, attestations, etc.

Tâches principales (liste non exhaustive)

- Délivrer les documents officiels au guichet: cartes d’identité, passeports, permis de conduire, extraits de casier judiciaires, autorisations, etc.
- Assurer le suivi des dossiers relatifs aux déclarations de naissance, reconnaissances, choix du nom, déclarations de mariage, déclarations de décès : enregistrer les données dans les registres adéquats, vérifier les conditions et pièces, dresser les actes ;
- Mettre à jour et imprimer des compositions de ménage ;
- Assurer le suivi des changements de domicile et tenir le Registre de Population à jour ; 
- Assurer le suivi des dossiers relatifs aux déclarations de cohabitation légale, aux cessations de cohabitation légale, déclaration de transgenres, changement de nom, de prénoms, rectifications ; 
- Enregistrer les déclarations concernant les dernières volontés ;
- Fournir les extraits de casier judiciaire à la demande ;
- Créer les TOKEN (clés numériques) ;
- Enregistrer les déclarations de dons d’organes ;
- Etablir les certificats de domicile, de vie et de décès ;
- Délivrer les extraits des registres d’état civil ; 
- Transcrire les jugements de divorce ;
- Veiller à la bonne conservation des Registres d’Etat civil ;
- Organiser les mariages et assurer le suivi des Noces à célébrer et Centenaires à fêter ; 
- Transcription des jugements de divorces, d’adoption, et en assurer le suivi ; 
- Assurer le suivi des dossiers relatifs à la demande d’obtention de la nationalité belge ; 
- Déclarer l’arrivée de personnes en séjour touristique ;
- Gérer les permis de travail et cartes professionnelles des étrangers ;
- Se tenir informé des règlementations en cours et se former le cas échéant ; 

Compétences (liste non exhaustive)

- Avoir un sens aigu de l’accueil, de l’écoute et du service aux citoyens ; 
- Disposer d’une bonne capacité communicationnelle ;
- Pouvoir faire preuve d’empathie et traiter chaque personne avec considération ; 
- Pouvoir adapter son comportement et son langage à l’interlocuteur en face de soi ;
- Etre rigoureux et respecter les instructions règlementaires ;
- Pouvoir gérer des dossiers de manière autonome, mais également en concertation avec d’autres collègues ou organismes ;
- Faire preuve de discrétion ;
- Avoir une bonne résistance au stress et pouvoir s’adapter à toute situation ;
- Etre ouvert au changement et orienté vers l’amélioration continue ; 
- Posséder une bonne maitrise des logiciels de bureautique (word, excel, outlook) ;
- Avoir de bonnes connaissances en droit administratif ;

Profil requis

- Posséder au minimum un certificat de l’enseignement secondaire supérieur (C.E.S.S.);
- Disposer d’une expérience professionnelle suffisante dans les domaines visés par la fonction ;
- Maitriser les logiciels liés à Saphir et Belpic est un atout ; 
- Etre flexible au niveau des horaires de travail ;
- Etre en possession d’un permis B ;

Offre

- Contrat : recrutement contractuel CDD
- Horaire : temps plein 38H/semaine
- Barème : D4 ou D6 en fonction du diplôme

Conditions de de recrutement

1° être belge, lorsque les fonctions à exercer comportent une participation, directe ou indirecte, à l'exercice de la puissance publique et qui ont pour objet la sauvegarde des intérêts généraux de la commune, ou, dans les autres cas, être belge ou citoyen de l'Union européenne;
2° avoir une connaissance de la langue de la région linguistique jugée suffisante au regard de la fonction à exercer;
3° jouir des droits civils et politiques;
4° être d'une conduite répondant aux exigences de la fonction;
5° satisfaire aux lois sur la milice;
6° justifier de la possession des aptitudes physiques exigées pour la fonction à exercer;
7° être âgé de 18 ans au moins;
8° le cas échéant, être porteur du diplôme ou du certificat d'études en rapport avec l'emploi à conférer ;
9° réussir un examen de recrutement.

Introduction des candidatures

Veuillez envoyer un dossier de candidature incluant impérativement :
- votre CV et une lettre de motivation ;
- une copie du diplôme requis ;
- une copie de votre permis de conduire ;
- un extrait de casier judiciaire ;

au Collège Communal, rue du vivier 58 à 6600 Bastogne par courrier recommandé à la poste, ou déposé personnellement au service Secrétariat général contre accusé de réception pour le vendredi 18 mai 2018 au plus tard, le cachet de la poste ou de l’accusé de réception faisant foi.

Tout dossier incomplet à la date de clôture du dépôt des candidatures sera écarté d'office.

Tout renseignement complémentaire peut être obtenu auprès du service G.R.H – 061 24 09 00 – Z3JoQGJhc3RvZ25lLmJl