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Séance Commune-CPAS du 26 décembre 2018

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PROCES-VERBAL DE LA SEANCE COMMUNE-CPAS DU 26 DECEMBRE 2018

Présents : Messieurs Benoît LUTGEN : Bourgmestre-Président ; Philippe COLLIGNON, Melle Coralie BONNET, Fabian LAFONTAINE, Mme Françoise WELES-GEORGES et Bertrand MOINET ;

Mme Karin STILMANT, Ziad EL HUSSEINI, Philippe DOUCET, Jean-Pol BESSELING, Philippe LEPINOIS, Melle Jessica MAYON, Alexis DELSALLE, Mme Cindy COBRAIVILLE, Jacques LOUIS, Frédéric WELSCHEN, Ludovic MOINET, Mme Carine DE GREEF, Stany ROSSION, Michel STAES, Melle Evelyne ANNET, Frédéric LAMBERT et Florian BAIKRICH : Conseillers ;

Monsieur Jean-Michel GASPART : Président du Conseil de l’Action sociale ;

Mme Annie MARECHAL, Michel CORNELIS, Eric LAMBERT, Christian MATHU, Mme Carine DE GREEF, Jean-Louis MOSTADE et Mme Josée CORNETTE: Conseillers de l’Action sociale ;

Kévin GUEIBE : Directeur général communal.

Dimitri COLLET : Directeur général du C.P.A.S.

Excusés : Melle Gaëlle FALISSE, Nicolas GERARDY, Mme Gisèle REMACLE-PECHEUR et Mme Valérie ROUSSEAU.

La séance est ouverte à 19 h 45’.

Rapport sur les synergies existantes et à développer entre la Commune et le CPAS de Bastogne : année 2018-2019 – arrêté en séance de Concertation Commune – CPAS du 06 novembre 2018 et à présenter en séance commune du Conseil communal et du Conseil de l’action sociale du 26 décembre 2018

A. Introduction :

Conformément aux articles L1122-11 et suivants du Code de la Démocratie Locale, aux articles 26bis §5 et 34bis de la Loi organique des CPAS du 08 juillet 1976, le comité de concertation commune – CPAS veille à établir annuellement un rapport sur l’ensemble des synergies existantes et à développer entre la commune et le CPAS Ce rapport est également relatif aux économies d’échelle et aux suppressions de doubles emplois ou chevauchements d’activités du CPAS et de la commune. Ce rapport est annexé au budget du CPAS et de la commune.

Conformément au décret du 19 juillet 2018 intégrant le renforcement des synergies dans la loi organique du 08 juillet 1976 des centres publics d’action sociale,

Conformément aux lois et en vue de répondre aux objectifs de services publics auxquels vont devoir s’atteler la Commune et le CPAS de Bastogne, il y a lieu de prévoir et d’organiser de réelles synergies et économies d’échelle tant en matière de fonctionnement, de frais de personnel ou de partenariat. D’autres éléments doivent être pris en compte dans le cadre de ce rapport, notamment l’impact du contrôle et des obligations du Centre Régional d’Aide aux Communes, les besoins sociaux et demande d’aide de plus en plus nombreux, les obligations légales et services légaux obligatoires imposés au CPAS de plus en plus nombreux et qui demandent des moyens financiers, en personnel et en frais de fonctionnement, sans cesse croissants.

B. Tableau d’inventaire sur les économies d’échelle, suppression des doubles emplois ou chevauchement d’activités du CPAS et de la Commune de Bastogne en 2018 (tableau de bord des synergies réalisées et en cours :

C. En 2018

Il est à rappeler que dans le cadre des synergies plus approfondies souhaitées entre l’administration communale et le C.P.A.S. de Bastogne, plusieurs réflexions et avancées sont en cours, notamment dans le but de la réorganisation complète des services communaux, afin notamment de transférer, dans un objectif de cohérence et d’amélioration des outils, l’ensemble des compétences dites « sociales » actuellement géré au sein de l’administration communale (logement, PCS, intergénérationnel, petite enfance, services sociaux autres, …) en vue de permettre au C.P.A.S. de Bastogne de gérer l’ensemble des compétences sociales sur le territoire communale, en pleine collaboration et échange avec l’administration communale.

1. Marchés publics en général :

Attendu que l’Administration communale dispose d’un service des travaux spécialiste et plus formé en matière de gros travaux, il y a lieu de conserver la possibilité pour le CPAS de continuer de faire appel audit service en vue de la réalisation des cahiers spéciaux de charges, en parfaite égalité entre les dossiers communaux et CPAS., notamment dans le cadre des projets extraordinaires de travaux.

La mise en place d’un agent relais au C.P.A.S. devrait permettre une meilleure coordination et une application plus aisée des nouvelles dispositions légales.

2. Marchés publics de travaux :

Dans ces cas, il y a réellement lieu de centraliser l’ensemble de cette matière auprès du seul service des travaux qui disposent de spécialistes en ces matières, tant en vue de diminuer les coups financiers que de diminuer les pertes de temps et que d’améliorer la coordination de ces dossiers, particulièrement compliqués.

Il y a donc lieu de prolonger la collaboration entre le service des travaux et le CPAS en cette matière, par la préparation des cahiers spéciaux de charges par ce service (sauf cas trop techniques), par l’analyse des offres et le suivi de ces dernières et par le suivi de l’exécution et de la surveillance desdits marchés par le service des travaux.

3. Transport de marchandises ou de matériels lourds, échafaudage, travaux divers (peinture, menuiserie, plomberie, …) :

Le CPAS dispose depuis 2007 d’un petit véhicule type Berlingo et d’une remorque en vue de permettre à son personnel ouvrier manutention (composé de deux hommes) de réaliser les menus travaux au sein des différents bâtiments du CPAS (MRS, logements de transit, logement à caractère social, bâtiment central, …).

Mais à de nombreuses reprises, le CPAS ne dispose pas de matériel suffisant ou de main d’œuvre suffisante en vue de la réalisation de certains travaux (échafaudage, travaux divers, plomberie, peinture, menuiserie, transport et déménagement de biens appartenant aux bénéficiaires, transport de denrées alimentaires,…). Il est donc fait appel aux services techniques des travaux.

Depuis 2012, les trois véhicules du C.P.A.S. sont entretenus par le garage communal.

Dans un souci de synergie et d’économie, il y a donc lieu de maintenir voire de renforcer, de manière pleinement active, la collaboration entre les services du CPAS et les services des travaux et environnement de la Commune qui disposent du matériel et du personnel adéquats et ce par la mise en place de procédures claires et de canevas permettant une activation assez rapide de cette solution en cas de besoins, sans nécessité de repasser devant les organes décisionnels.

4. Le standard téléphonique :

Le standard téléphonique pour la Commune est réalisé par le service accueil – centrale de la Commune, personnel formé à cet effet. Il reçoit parfois des appels pour le CPAS.

L’arrivée du nouveau central du C.P.A.S. géré au départ du C.P.A.S. a permis de limiter fortement les nuisances sur le standard téléphonique communal. Impossibilité de gérer les appels téléphoniques C.P.A.S via le central communal.

Depuis 2008, le CPAS est doté, pour des raisons de sécurité, d’un local accueil ce qui permet la mise en place de la mini centrale au sein même du bâtiment du CPAS.

5. Commandes administratives (fournitures administratives, mobiliers de bureaux, …)

Actuellement chacune des deux entités fait ses propres commandes en fournitures administratives (à l’exception des consommables informatiques) et mobiliers de bureaux de son côté. D’un point de vue financier et en termes de maximisation du temps de travail, il serait préférable de regrouper les différentes commandes de fournitures administratives auprès du service communal compétent à cet effet et parfaitement rodé, notamment en raison des besoins plus faibles du CPAS. En ce qui concerne les commandes en mobiliers de bureaux, une synergie plus active et une information entre les deux entités de leur volonté de commander certains produits pourraient permettre des gains de temps et des diminutions financières. La création d’une cellule marché public communal permettrait de répondre à cet objectif.

6. Le Service informatique :

Il s’agit ici d’une des synergies qui procure le plus de satisfaction. Depuis 2007, cette collaboration s’est encore accentuée et le service informatique communal collabore pleinement dans le bon fonctionnement du matériel informatique tant du bâtiment central du CPAS, que de la Maison de repos.

Le service informatique de la Commune gère les réseaux, les softwares, les programmes et prépare les cahiers spéciaux de charge et fait le suivi des dossiers d’achat d’ordinateurs et matériels connexes, ainsi que de la téléphonie pour la Commune et le CPAS.

Il y a lieu de ne pas oublier le volet BCSS pour lequel le service est un partenaire indispensable pour le bon suivi du projet. Il gère à cet effet les programmes antivirus, les softwares et hardwares, le suivi du cahier électronique des erreurs et problèmes, la réparation des menus problèmes tant de programme que de machines…Depuis 2010, Mr LOCKMAN Jimmy, informaticien communal, a été désigné en qualité de conseiller adjoint pour la Banque carrefour de la sécurité sociale au sein du C.P.A.S. A terme, il devrait reprendre les fonctions de conseiller en sécurité principal.

Cette collaboration a permis un gain financier indéniable et un accroissement à prix raisonnable du parc informatique du C.P.A.S. et de sa sécurité informatique.

Il est à noter que le C.P.A.S. et la Commune ont adhéré au marché provincial en ce qui concerne le fournisseur téléphonique fixe et mobile. Les résultats sont également très convaincants.

7. Conseiller en prévention :

Depuis 2007, la Commune et le CPAS ont décidé de prendre un conseiller en prévention unique pour les deux entités. En 2014, un service interne de prévention pour la Commune et le C.P.A.S. de Bastogne a été créé. Depuis 2017, un nouvel agent est venu renforcer le service pour une mise en commun des ressources et une volonté d’amélioration du bien-être au sein de nos institutions.

Ce service n’effectue plus ses missions que pour la Commune et le C.P.A.S de Bastogne.

8. Politique du Logement - Le suivi des dossiers logements communaux - CPAS –AIS

Depuis 2007, en vue de permettre une meilleure organisation et une meilleure coordination de la matière, le CPAS a décidé de reprendre et de centraliser le suivi social des différentes demandes relatives à des logements, tant pour l’Administration communale, que pour le CPAS que l’Agence Immobilière Sociale. Il revient donc au C.P.A.S. de procéder aux propositions d’attribution pour les logements sociaux de la Commune que pour les logements du Bois d’Hazy pour l’A.I.S.

Depuis le 01/04/2017, la compétence communale de la Politique du Logement social communal et du service logement social communal a été transférée au C.P.A.S. et notamment au nouveau service logement composé notamment d’assistants sociaux et d’un agent administratif. Le travail administratif (rédaction des contrats, états des lieux, …) est repris donc par le CPAS pour l’ensemble des bâtiments CPAS et Commune. Les travaux liés à la propriété et les récupérations d’indûs restant à charge de chaque entité.

9. Information préalable et suivi demandes de pension, des demandes d'allocations handicapées :

Courant de l’année 2011, pour des raisons pratiques, le service pension communale, préalablement géré par l’Administration communale, a été transféré et mis à charge du C.P.A.S. de Bastogne. Un employé communal a été muté et prise en charge financière aux services du C.P.A.S. à cet effet. Une refonte totale du service a été réalisée dans un objectif de meilleur accueil et de meilleure information du citoyen sur toute demande de pensions et d’allocations handicapées. Il s’agit d’un service « docu pension et allocations » et non pas réellement un service de calcul et d’octroi.

10. Projet HANDICONTACT :

Depuis 2008, ce nouveau projet pour la Commune de Bastogne est géré et mis en place par du personnel du CPAS puisque le profil requis pour cette mission est assistant(e) social(e). Il devrait prendre de l’ampleur dans les années à venir et donc nécessitera une prise de décisions importantes quant à l’engagement de personnel supplémentaire. Aujourd’hui, un agent du service d’insertion sociale du C.P.A.S. et un agent de la Jardinière se partage cette compétence sur leur temps de travail affecté à leurs autres tâches.

11. Marché commun de l’ELECTRICITE et du GAZ :

En 2007 et 2009, le CPAS et la Commune se sont associés au marché commun d’électricité organisé par la Province du Luxembourg et cela a permis de réduire de manière substantielle les majorations de coûts prévues en matière d’électricité.

En 2008, 2010, 2012 la même opération a été réalisée en ce qui concerne la fourniture du GAZ.

Il est à noter qu’en 2013, la Province du Luxembourg a proposé aux partenaires de grouper en deux marchés sur la même période celui du gaz et de l’électricité. Le C.P.A.S. et la Commune ont maintenu ces partenariats.

Ces deux réalisations devraient se poursuivre dans le futur.

12. Mise en place du Plan PIIPS :

Courant 2010, le Conseiller en prévention a demandé au C.P.A.S. de désigner deux assistantes sociales chargées de participer à la mise en place du plan P.I.I.P.S., compétence communale.

Plusieurs situations importantes ont amené à déclencher cet outil en 2015.

Il a déjà été fait appel à plusieurs reprises aux deux assistantes sociales du C.P.A.S. désignées à cet effet.

13. Prise en charge de la gestion administrative et financière de la mise en place du service LOCOMOBILE sur la Commune de Bastogne :

Le C.P.A.S. assure la gestion de ce partenariat avec la Province et la Société LOCOMOBILE dans le cadre de la mise en œuvre, administrative et financière, du projet de LOCOMOBILE sur le territoire de la Commune de Bastogne. Ce projet vise à apporter à toute personne, qui répond aux conditions, de pouvoir bénéficier d’un transport individualisé à prix raisonnable. Depuis 2013, une nouvelle convention a permis de stabiliser le coût de ce service sur la durée.

14. Mise à disposition des différents services communaux de personnel visant à favoriser la réinsertion de personnes bénéficiaires du droit à l’intégration sociale via un contrat article 60§7 de la loi organique des C.P.A.S. :

Les objectifs sont :

d’offrir à la collectivité un meilleur service dans différents domaines tout en favorisant le mécanisme d’intégration sociale

de réinsérer des bénéficiaires du revenu d’intégration sur le marché du travail

de réaliser des économies financières via une meilleure adéquation des moyens disponibles.

Actuellement, c’est le service des travaux qui recourt le plus à ces collaborateurs.

15. Livraison et préparation des repas scolaires des écoles communales :

Depuis l’année 2014, le C.P.A.S. a repris, au travers de son service de repas à domicile, la livraison des repas scolaires dans les écoles. Il s’agit là d’une réelle synergie et d’un réel partenariat puisqu’un membre du personnel communal à temps partiel est venu renforcer l’équipe du C.P.A.S.

Depuis la rentrée scolaire 2016/2017, la préparation de la production des différents repas scolaires des écoles communales est effectuée au départ de la cuisine de la Maison de repos qui s’occupe déjà des préparations de repas à domicile.

16. Service GRH :

L’administration communale a engagé une personne spécialiste GRH qui est en charge de la gestion GRH de l’administration avec des qualifications précises et particulières.

Dans le cadre des synergies et de l’amélioration des procédures, il sera utile d’envisager des liens et des synergies approfondies avec le C.P.A.S. en ce qui concerne les stratégies et la gestion du personnel des deux institutions. L’évolution législatives en terme de gestion de ressources humaines étant en plein expansion et de plus en plus complexe, elle nécessite une formation et un service particulier en charge de la matière.

17. Plan de Cohésion Sociale :

Depuis 01/04/2017, le plan de cohésion sociale a été transféré au C.P.A.S. est organisé via un agent du C.P.A.S..

Il s’agit en réalité de la création d’une troisième branche organisationnelle à côté des services sociaux généraux et de la maison de repos en vue de développer toute la politique sociale générale et transversales sur le territoire de la commune de Bastogne.

18. IL.A :

Le C.P.A.S., dans le cadre de ses obligations relatives aux logements sociaux et suites aux impositions du fédéral concernant l’accueil des personnes réfugiées, va mettre en œuvre une I.L.A. Les travaux devraient se terminer fin 2017.

Un travail de fonds et d’accompagnement social est et sera assuré par les services du C.P.A.S.

19. Accueil des gens du voyage :

Depuis le 01/11/2016, le C.P.A.S. a repris la compétence de la gestion de l’accueil des gens du voyage sur le territoire de la commune ainsi que la gestion du terrain communal à l’exception de travaux liés à la propriété. Les services travaux communaux collaborent à l’entretien et la tenue dudit terrain.

20. Mise en œuvre de la politique de la Petite Enfance et de la Famille :

Depuis le 01 janvier 2018, cette compétence sociale communale a été transférée au C.P.A.S. dans l’objectif de créer un véritable pôle social globalisée pour l’ensemble du territoire communale et l’amélioration de la politique sociale locale.

21. Mise en œuvre du PSSP MITHRIDATE :

Depuis le 01 janvier 2018, cette compétence sociale communale a été transférée au C.P.A.S. dans l’objectif de créer un véritable pôle social globalisée pour l’ensemble du territoire communale et l’amélioration de la politique sociale locale.

22. Mise en œuvre du Projet Educ2Rue :

Depuis le 01 janvier 2018, cette compétence sociale communale a été transférée au C.P.A.S. dans l’objectif de créer un véritable pôle social globalisée pour l’ensemble du territoire communale et l’amélioration de la politique sociale locale. De réelles dynamiques ont pu se mettre rapidement avec les services sociaux du C.P.A.S. Centre comme le service social général, la lutte contre le sans-abrissime, le contact avec les personnes âgées à domicile, le projet Election communale au sein de la maison de repos.

D. Tableau d’inventaire résumé sur les économies d’échelles, suppression des doubles emplois ou chevauchement d’activités du CPAS et de la Commune de Bastogne en 2019 et projetées :

E. Listing des marchés publics conjoints entre la Commune et le C.P.A.S. :

F. Listing des marchés publics séparés pouvant faire l’objet de marchés publics conjoints entre la Commune et le C.P.A.S.

- marché du mazout,
- marché papier blanc,
- marché petites fournitures de bureau,
- marché produits d’entretien pour le CPAS Centre,
- marché pour l’achat des produits pour les pharmacies des lieux de travail et pour les véhicules,
- marché pour l’achat de mobilier pour les bureaux administratifs.

 

La séance est levée à 19 h 58’

 

Par le Conseil :

Le Directeur général,                                                                                Le Président,

GUEIBE.                                                                                            Benoît LUTGEN.

 

Pour le C.P.A.S. :

Le Directeur général,                                                                                 Le Président,

Dimitri COLLET.                                                                            Jean-Michel GASPART.